事務部門での活用

Administration

For Administration Department

院内の周知・文書・運用・統制を、 ひとつの基盤に集約します。

通達の周知、院内文書の管理、アカウントや権限の運用、そして全体のセキュリティ統制。事務部門の業務は、現場の生産性と組織のガバナンスを両立する役割を担います。kotomosは お知らせ・ファイル管理・運用管理・セキュリティ を一つのプラットフォームで提供し、属人化しがちな運用を仕組みに置き換えます。

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  • #文書管理
  • #アカウント運用
  • #セキュリティ統制
事務部門の担当者がkotomosのお知らせ・ファイル管理・運用管理・セキュリティを活用して業務を進めるイメージイラスト

USE CASES IN ADMINISTRATION

事務業務に潜む課題と、
kotomosでの解決

通達・文書・運用・統制。事務部門で日常的に生まれる「分散」「属人化」「統制不全」を、4つの場面ごとにkotomosの機能で整理します。

01 院内通達・全体周知
お知らせ

通達・通知が掲示板や紙、メールに分散し、 誰に届いたか把握できない

Issue

現場で起こっている課題

  • 院内通達・周知事項が掲示板・紙・メールに分散し、伝達方法も場面ごとにバラバラ
  • 部署・職種ごとに必要な情報を絞って配信する仕組みがなく、必要なお知らせが埋もれる
  • 誰が読んだのか把握できず、未読者へのフォローアップが属人的になっている
Solution

kotomosの機能でどう変わるか

お知らせ機能で全職員へ確実に届ける

  • 部署・職種・拠点を指定して配信でき、対象者にだけ必要な情報を届けられる
  • 既読状況をひと目で把握でき、未読者にのみリマインドを送ることが可能
  • 過去のお知らせを検索・参照でき、新任者のキャッチアップにも活用できる
Screen Image

機能イメージ

院内通達の配信・既読状況を確認するkotomosのお知らせ画面
02 院内文書・規程・マニュアル管理
ファイル管理

院内資料・規程・マニュアルが ファイルサーバや紙に散在している

Issue

現場で起こっている課題

  • 院内規程・マニュアル・各種申請書類がファイルサーバ・紙・個人PCに分散
  • 改訂時の周知が属人的で、古いバージョンを参照してしまうリスクがある
  • 閲覧権限の管理が雑になり、見せたくない資料が見られる・必要な資料に届かない
Solution

kotomosの機能でどう変わるか

ファイル管理で文書を一元化・統制

  • 院内資料をひとつのプラットフォームに集約し、検索・参照を効率化
  • バージョン管理と改訂通知で、常に最新版を全員が参照できる状態を維持
  • 部署・役職に応じた閲覧権限を設定でき、文書統制の運用負担を削減
Screen Image

機能イメージ

院内文書のフォルダ構成・バージョン管理を表示したkotomosのファイル管理画面
03 アカウント・組織運用
運用管理

アカウント・端末・利用状況の管理が 個別ツールで属人化している

Issue

現場で起こっている課題

  • ツールごとにアカウント発行・棚卸し作業が必要で、入退職対応に時間がかかる
  • 組織変更や異動時の権限変更が複数システムにまたがり、抜け漏れが起こる
  • 誰が・どのツールを・どう使っているかの全体像を把握できない
Solution

kotomosの機能でどう変わるか

運用管理で組織・権限を一元化

  • アカウント発行・停止・組織変更を一元的に操作でき、入退職フローを大幅に効率化
  • 部署・役割に応じた権限テンプレートで、付与の取り違えや漏れを防止
  • 利用状況や監査ログを可視化し、ガバナンス報告・棚卸しを効率的に実施
Screen Image

機能イメージ

スタッフ・組織・権限を一元管理するkotomosの運用管理画面
04 セキュリティ・統制
セキュリティ

個人ツール・私物端末での業務連絡が 増え、統制が効かなくなっている

Issue

現場で起こっている課題

  • 個人のメッセージアプリや私物端末で患者・業務情報がやり取りされている
  • 医療情報システムの安全管理基準への対応を、現場任せで進めている
  • セキュリティ事故が発生した際の調査・対応に時間がかかる
Solution

kotomosの機能でどう変わるか

医療基準のセキュリティで業務を統制

  • 3省2ガイドラインに準拠した暗号化通信・電子証明書で安全な業務環境を提供
  • ISMSクラウドセキュリティ認証 (ISO/IEC 27017:2015) ・ISMS認証取得済みの基盤
  • 操作ログ・監査ログを保全し、インシデント発生時の追跡と説明責任を支援
Screen Image

機能イメージ

操作ログ・監査ログとセキュリティ設定を管理するkotomosの画面

通達・文書・運用・統制を、ひとつのプラットフォームで。

事務部門の運用を、
kotomosが仕組み化します。

Featured Functions

本ページでご紹介した機能

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