「知らなかった」が生まれない組織へ。職員コミュニケーションを見える形に

医療法人臼井会 田野病院
高知県安芸郡田野町で、安芸医療圏の地域医療と救急を担う医療法人臼井会 田野病院。一般病棟、地域包括ケア病棟、回復期リハビリテーション病棟を合わせた103床の体制で、在宅・通所のサービスとも連携しています。
同院は、kotomos(コトモス)のパイロット導入を開始しました。職員への連絡が「行き届かない」課題や、導入の背景、組織としての変化について、事務長の吉松さん、経営企画部長の安岡さん、総務課の坂田さん(システム担当)、江口さん・竹内さん(運用担当)に伺いました。

導入前に感じていた課題を教えてください。

事務長：吉松さん
一番大きかったのは、委員会の議事録や研修の案内など、全職員に知っておいてほしい情報を発信しても、本当に全員に届いたのかを確認できなかったことです。これまでは、議事録を紙で配ったり、イントラネットの掲示板を使ったりしていました。ただ、それでも全員が目を通しているとは限りません。

各委員会で大事なことが決まっているのに、後から「知りませんでした」と言われてしまう。そうした声が積み重なっていました。誰かがもう一度説明する手間も増えますし、この状態が続けば、担当者だけでなく病院の運営にも支障が出てしまいます。

経営企画部長：安岡さん
補足すると、イントラネットを見る職員の数には部署によって差がありました。1人1台パソコンがある環境ではない部署もあり、どうしても見られない職員がいました。全体に発信したはずの情報が、実際には一部の職員にしか届いていない状態が続いていました。 また、院内には回線の都合でイントラネットを見られない部署がありました。そうした部署には、総務の職員が資料を紙にして直接届けていました。情報が届かない現場の負担と、届けに行く担当者の負担が、両方とも発生していました。

kotomosを選ばれた理由について教えてください。

事務長：吉松さん
もともと、スマートフォンを活用した、チャットのような手軽な連絡手段があればいいと感じていました。ただ、個人向けのアプリではセキュリティ面が気になり、院内で使うことをためらっていました。その点、kotomosには、職員ごとのアカウント管理やアクセス制御といった業務利用を前提とした仕組みがあると説明を受けたことが、導入を決める大きな理由になりました。

もう一つは費用です。kotomosはBYOD(個人端末での利用)も可能なため、法人でスマートフォンを用意して全員に配るよりも、費用を抑えられます。個人の端末から使う場合も、職員ごとのアカウント認証や利用制御、操作ログの記録といった管理の仕組みがあると確認できました。個人の端末を業務でも使える形にできるなら、それが一番の利点だと考え、パイロット導入に積極的に関わろうと思いました。

導入時の課題や、定着までの工夫について教えてください。

総務課(運用担当)：江口さん
最初は特定の部署と職種から使い始め、一定の評価ができた時点で全職員に広げました。運用のルールとしては、一度に切り替えるのではなく、イントラネットと並行して使う形にしています。基本操作や個別機能の説明会を複数回行って利用促進を進めてきました。使ってもらうための工夫としては、お知らせ機能を使ったプレゼント企画のような取り組みを行い、まず開いて見てもらう機会をつくっています。また、現場からの困りごとや意見は、すぐに拾い上げてメディカルアンドテクノロジーズさんへ共有するようにしています。

総務課(システム担当)：坂田さん
実態として、全職員が利用できているかというとそうではありません。スマートフォンの操作に不慣れな職員や、個人端末を業務に利用することに慎重な職員もいるため、現時点では2割ほどの職員が利用できていません。利用ルールや通知設定も含めて丁寧に説明しながら、引き続き活用促進に取り組んでいきたいと考えています。ただ、誰が読んだかが分かるようになったため、読んでいない職員に対しては、別の手段を使ったり、リマインド機能(お知らせ未読者だけに再度通知を行う機能)を使うことで、気づいてもらいやすくなりました。 なお、勤務時間外の確認や返信を求める運用ではなく、職員が安心して利用できるルールを設けています。

導入後の成果を、具体的な使い方とあわせて教えてください。

事務長：吉松さん
成果として大きいのは、連絡や周知をするハードルが下がったこと、伝えた内容が届いたかどうかも分かるようになったことです。その結果として、もともとの課題であった「必要な情報が十分に届かない」という状況も、大きく改善してきていると感じています。

具体的な活用例としては、

• お知らせ機能を使った全職員への周知
• 委員会や研修の連絡と、読んでいない職員への個別の声かけ
• 休業中など、連絡が取りづらい職員との調整
• 医師とのやり取り(入退院調整や個別確認など)
  

などがあります。

総務課(運用担当)：竹内さん
全職員への周知では、これまで掲示板に掲示していた内容を、kotomosのお知らせ機能でも配信していて、イントラネットを見る機会が少なかった職員にも情報が行き届きやすくなったと感じています。kotomosのお知らせ機能は、イントラネットの掲示板より投稿しやすく、公開する日時や対象も設定できます。

総務課(運用担当)：江口さん
休業中の職員や、電話連絡がつきにくい職員とのやり取りにかかる手間や時間が短縮されました。例えば、休業中の職員へ連絡する場合、まずは管理部で連絡先を確認し、その後、電話で連絡をしていました。しかし、電話に出ないことも多く、折り返しを待つ必要がありました。また、連絡する時間帯に気を遣ってタイミングを窺っていると、別の用事が入ってしまい、連絡するタイミングを逃したり、折り返しが来ても、今度はこちらが不在で、なかなか連絡がつかないということもありました。

現在はkotomos上でやり取りできるため、こうした行き違いや、タイミングの調整が必要なくなり、連絡業務がスムーズになりました。

また、連絡したい職員の連絡先を把握していなくても、kotomosに登録されていれば連絡ができる点も非常に助かっています。連絡先を調べるところから始める必要がなくなったことで、以前よりも気軽かつ迅速に職員へ連絡ができるようになりました。

事務長：吉松さん
医師とも、日常的にメッセージでやり取りできるようになりました。これまでは院長となかなか時間が合わず、直接話す機会をつくりにくいこともありました。今はkotomos上で用件を伝えられるため、時間が合わなくてもやり取りが止まりません。

組織として共通して言えるのは、「発信したつもり」で終わらせず、届いたかどうかを確認しながら次の対応を考えられるようになったことです。個別に電話をかけて確認する回数を減らしつつ、必要な職員にはきちんと声をかける。そうした運用が少しずつ形になってきました。

貴院の展望とkotomosに期待することをお聞かせください。

事務長：吉松さん
今後は、各部署の手順書やマニュアル、就業規則といった情報を、職員が必要なときにすぐ調べられる状態にしていきたいと考えています。これは当院の課題でもあります。kotomosのファイル管理機能にマニュアルを保管し、AIが探して答えてくれる仕組みができると聞いており、期待しています。 また、今のメディカルアンドテクノロジーズさんの対応が早くて助かっているので、これはぜひ継続してほしい点です。

総務課(運用担当)：竹内さん
個人的な意見ですが、その場でメモやリストを残せる機能があると助かります。個人のタスク管理にも使えるようになると、さらに活用の幅が広がると感じています。

経営企画部長：安岡さん
AIのサービスを個人で使っている職員もいて、組織としても使っていきたいと感じる場面はあります。一方で、セキュリティ面や費用面でためらう部分もありました。kotomosでもAI関連の機能が増えていくとのことなので、組織としてのAI活用を進めていきたいと考えています。

現場からは、複数人の予定をまとめて確認して空いている時間に面談や打ち合わせの候補を出してくれる機能や、打ち合わせの文字起こしや要約をAIがサポートしてくれる機能がほしいという声が出ています。AI機能の拡張として期待しています。

※ 掲載している内容、所属、役職は取材を実施した2026年8月当時のものです
※ 記事中のAI関連の機能は、2026年8月時点で開発中または提供予定のものです